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Folder Sync ermöglicht es dir, ganze Ordner aus SharePoint oder Google Drive an deine Agenten anzuhängen und deine Wissensbasis automatisch mit täglichen Updates zu synchronisieren. Diese Funktion geht über einzelne Dateianhänge hinaus und ermöglicht dir die Arbeit mit größeren Dokumentensammlungen bei gleichzeitigem Zugriff auf die neuesten Versionen.
Folder Sync erfordert, dass die SharePoint- oder Google Drive-Integrationen in deinem Workspace aktiviert sind. Kontaktiere deinen Admin, falls diese Integrationen nicht verfügbar sind.

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Wie Folder Sync funktioniert

Im Gegensatz zu direkten Dateianhängen, die ganze Dokumente an das KI-Modell senden, verwendet Folder Sync eine semantische Suche, um relevante Abschnitte aus deinen synchronisierten Ordnern zu identifizieren. Dieser Ansatz ermöglicht die Arbeit mit größeren Dokumentensammlungen und bleibt dabei innerhalb der Kontextgrenzen des KI-Modells.
  • Verarbeitungsmethode: Semantische Suche identifiziert relevante Abschnitte
  • Dateilimit: Bis zu 200 Dateien pro Ordner
  • Am besten für: Große Dokumentensammlungen, FAQ-Agenten, Abteilungswissensbasen
  • Updates: Tägliche automatische Synchronisation
  • Kontext: Nur relevante Abschnitte werden an das Modell gesendet

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Folder Sync einrichten

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Navigiere zu deinem Agenten

Öffne den Agenten, an den du einen synchronisierten Ordner anhängen möchtest, und gehe zum Wissensbereich.
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Starte den Anhangprozess

Klicke auf den Anhängen-Button in deinem Wissensbereich und suche nach deinem Ordner anhand des Namens.
Verwende spezifische Ordnernamen, um die benötigten Inhalte schnell zu finden. Die Suchfunktion durchsucht alle zugänglichen Ordner in deinen verbundenen Integrationen.
Statt nach dem Namen zu suchen, kannst du auch einen SharePoint-Link direkt in die Ordnersuche einfügen. SharePoint-Listen und OneNote-Notizbücher werden nicht unterstützt.
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Überprüfe Sync-Einschränkungen

Vor dem Anhängen siehst du einen Dialog mit den Sync-Parametern für deinen ausgewählten Ordner:
  • Tägliche Synchronisation: Dateien werden einmal täglich synchronisiert, um aktuelle Inhalte zu gewährleisten
  • 200-Dateien-Maximum: Nur die ersten 200 Dateien werden verarbeitet
  • Dateitypbeschränkungen: Bilder werden ausgeschlossen
  • Erste Sync-Dauer: Die erste Synchronisation kann bis zu einer Stunde dauern
Der Dateizugriff wird in Echtzeit überprüft. Nutzer können nur Inhalte aus Dateien abrufen, für die sie im Quellsystem (SharePoint oder Google Drive) Zugriffsrechte haben. Nutzer benötigen ihre eigene Integrationsverbindung, um auf Inhalte synchronisierter Ordner zugreifen zu können.
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Bestätige und hänge an

Überprüfe die Ordnerinhalte und klicke auf Ordner anhängen, um die erste Synchronisation zu starten.
Dein Ordner wird im Wissensbereich des Agenten angezeigt, sobald die erste Synchronisation abgeschlossen ist.

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Folder Sync Einschränkungen

Das Verständnis dieser technischen Einschränkungen hilft dir, deine Ordnerstruktur und Content-Strategie zu optimieren:

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Datei- und Ordnerlimits

Limit pro Agent

Maximal 5 synchronisierte Ordner pro Agent, um optimale Performance und Antwortqualität zu gewährleisten.

Limit pro Ordner

Bis zu 200 Dateien pro Ordner werden verarbeitet. Dateien über dieses Limit hinaus werden automatisch ausgeschlossen.

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Dateitypbeschränkungen

Unterstützte Formate: Textdokumente (PDF, DOC, DOCX, TXT, MD), Präsentationen (PPT, PPTX), SharePoint-Seiten (ASPX), Tabellen (XLS, XLSX, CSV, TSV, Google Sheets) und andere textbasierte Dateien.Ausgeschlossene Formate: Bilder (PNG, JPG, GIF) und andere Nicht-Text-Medien.
Tabellen in synchronisierten Ordnern werden Agents über das gleiche Read-Tool zugänglich gemacht, das auch für direkt angehängte Tabellen verwendet wird – nicht über die semantische Suche, die für Textdokumente eingesetzt wird. So können Agents bestimmte Tabellenblätter und Zellen bei Bedarf öffnen und abfragen, während Textdokumente weiterhin per semantischer Suche abgerufen werden. Bilder bleiben ausgeschlossen, da sie andere Verarbeitungsmethoden erfordern, die nicht mit Folder Sync kompatibel sind.

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Unterordner-Handhabung

Unterordner zählen zum 200-Dateien-Limit, aber das direkte Anhängen von Unterordnern als separate synchronisierte Ordner liefert oft bessere Ergebnisse:
  • Reduziertes Überspringen von Dateien: Direktes Anhängen von Unterordnern verringert die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Dateien ausgeschlossen werden
  • Bessere Organisation: Separate synchronisierte Ordner für verschiedene Themen oder Abteilungen verbessern die Inhaltsrelevanz
  • Klarerer Kontext: Ein fokussierter Ordnerumfang hilft der semantischen Suche, relevantere Inhaltsabschnitte zu identifizieren

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Sync-Verhalten und Zeitplanung

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Automatische Updates

Deine synchronisierten Ordner werden einmal täglich aktualisiert, um sicherzustellen, dass Agenten Zugriff auf die neuesten Dokumentversionen haben. Dieser automatische Prozess:
  • Erkennt neue Dateien, die dem Ordner hinzugefügt wurden
  • Aktualisiert vorhandene Dateien, die geändert wurden
  • Entfernt Dateien, die aus dem Quellordner gelöscht wurden
  • Hält das 200-Dateien-Limit ein, indem Dateien in der Reihenfolge verarbeitet werden, in der sie im Quellsystem erscheinen

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Erste Sync-Dauer

Die erste Synchronisation kann bis zu einer Stunde dauern, abhängig von Ordnergröße und Dateikomplexität. Nachfolgende tägliche Updates sind in der Regel viel schneller.
Während der ersten Synchronisation:
  1. Lädt das System jede Datei herunter und verarbeitet sie für die semantische Suche
  2. Erstellt durchsuchbare Indizes für die Inhaltssuche
  3. Validiert Dateiformate und wendet Beschränkungen an
  4. Richtet den Synchronisationsplan ein

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Manuelles Aktualisieren

Zusätzlich zu den automatischen täglichen Synchronisationen kannst du einen synchronisierten Ordner jederzeit manuell aktualisieren, um die neuesten Updates sofort zu erhalten:
  1. Navigiere zum Wissensbereich deines Agenten
  2. Fahre mit der Maus über den synchronisierten Ordner, den du aktualisieren möchtest
  3. Klicke auf die drei Punkte (⋯), die erscheinen
  4. Wähle Aktualisieren aus dem Menü
Die manuelle Aktualisierung löst eine sofortige Synchronisation aus, was nützlich ist, wenn:
  • Du gerade wichtige Dateien hinzugefügt hast, die sofort verfügbar sein müssen
  • Du überprüfen möchtest, ob aktuelle Änderungen synchronisiert wurden
  • Du Synchronisationsprobleme behebst und ein Update erzwingen möchtest

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Verbindungseigentum und Nutzerentfernung

Wenn du einen Ordner aus SharePoint oder Google Drive an einen Agenten anhängst, verwendet Langdock deine persönliche OAuth-Verbindung, um die Dateien zu authentifizieren und zu synchronisieren. Diese Verbindung ist an dein Nutzerkonto gebunden.

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Was passiert, wenn ein Nutzer aus Langdock entfernt wird

Wenn der Nutzer, der ursprünglich einen Ordner verbunden hat, aus dem Langdock-Workspace entfernt wird, bricht die Synchronisation ab. Die Dateien bleiben zwar an den Agenten angehängt, aber es werden keine Updates mehr durchgeführt.
Wenn ein Nutzer aus Langdock gelöscht wird:
  1. Dateien bleiben angehängt: Die bereits synchronisierten Dokumente bleiben an den Agenten angehängt und sind weiterhin für Nutzer zugänglich, die Zugriff auf diesen Agenten haben
  2. Synchronisation stoppt: Die OAuth-Verbindung, die zum Aktualisieren und Synchronisieren des Ordners verwendet wurde, wird zusammen mit dem Nutzerkonto gelöscht
  3. Keine automatische Wiederherstellung: Das System kann die Verbindung zum Quellordner nicht automatisch wiederherstellen

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So stellst du die Synchronisation wieder her

Um die Synchronisation fortzusetzen, nachdem der ursprüngliche Verbinder entfernt wurde:
1

Entferne den fehlerhaften Ordner

Öffne den Wissensbereich des Agenten und entferne den Ordner, der nicht mehr synchronisiert wird.
2

Füge den Ordner erneut hinzu

Lass einen anderen Nutzer mit Zugriff auf denselben Quellordner den Ordner erneut an den Agenten anhängen.
3

Überprüfe die neue Verbindung

Die OAuth-Verbindung des neuen Nutzers wird nun für alle zukünftigen Synchronisationen verwendet.
Bei geschäftskritischen Agenten solltest du mehrere Admins oder Teamleiter mit Zugriff auf die Quellordner haben. Dies gewährleistet die Kontinuität, falls der ursprüngliche Verbinder die Organisation verlässt.

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Zugriffskontrolle und Berechtigungen

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Workspace-Konfiguration

Admins steuern die Verfügbarkeit von Folder Sync über die Workspace-Einstellungen:
  1. Navigiere zu Einstellungen > Rollen in deinem Workspace
  2. Konfiguriere, welche Nutzerrollen synchronisierte Ordner anhängen können
  3. Aktiviere oder deaktiviere die Funktion für bestimmte Teams oder Abteilungen

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Überlegungen zum Teilen von Agenten

Wenn du einen Agenten mit synchronisierten Ordnern teilst, wird der Zugriff jedes Nutzers in Echtzeit gegen die Originalquelle (SharePoint oder Google Drive) geprüft. Nutzer können nur Inhalte aus Dateien abrufen, auf die sie im Quellsystem Zugriff haben.
Wie die Berechtigungsvererbung funktioniert:
  • Wenn ein Nutzer den Agenten abfragt, prüft Langdock seinen Zugriff auf jede Datei über sein verbundenes Konto
  • Dateien, für die ein Nutzer in SharePoint oder Google Drive keine Berechtigung hat, werden für diesen Nutzer aus Dateilisten und Suchergebnissen ausgeblendet
  • Nutzer müssen eine eigene Integrationsverbindung haben, um auf Inhalte synchronisierter Ordner zuzugreifen
Best Practices für das Teilen von Agenten mit synchronisierten Ordnern:
  • Stelle sicher, dass Nutzer in SharePoint oder Google Drive die entsprechenden Berechtigungen für die benötigten Inhalte haben
  • Nutzer sollten ihre eigenen Konten mit der jeweiligen Integration verbinden
  • Überprüfe regelmäßig, welche Agenten Zugriff auf synchronisierte Ordner haben

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Folder Sync Performance optimieren

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Empfehlungen zur Ordnerstruktur

Für beste Ergebnisse mit dem 200-Dateien-Limit:
  • Nach Thema organisieren: Erstelle fokussierte Ordner für spezifische Themen oder Projekte
  • Beschreibende Dateinamen verwenden: Klare Namen helfen der semantischen Suche, relevante Inhalte zu identifizieren
  • Regelmäßige Aufräumarbeiten: Entferne veraltete oder irrelevante Dateien, um den Wert deiner 200-Dateien-Zuteilung zu maximieren
  • Unterordner-Strategie bedenken: Hänge wichtige Unterordner separat an, anstatt dich auf den übergeordneten Ordner zu verlassen

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Tipps zur Inhaltsqualität

  • Konsistente Formatierung: Gut strukturierte Dokumente verbessern die Suchgenauigkeit
  • Klare Überschriften: Eine ordnungsgemäße Dokumentstruktur hilft, relevante Abschnitte zu identifizieren
  • Duplikate vermeiden: Mehrere Versionen desselben Inhalts können die semantische Suche verwirren
  • Update-Häufigkeit: Häufiger aktualisierte Ordner profitieren am meisten von der täglichen Synchronisation

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Behebung häufiger Probleme

Mögliche Ursachen:
  • Integration ist im Workspace nicht aktiviert
  • Unzureichende Berechtigungen für den Zugriff auf den Ordner
  • Ordner enthält keine unterstützten Dateitypen
Lösungen:
  • Überprüfe, ob die SharePoint- oder Google Drive-Integration aktiv ist
  • Prüfe die Ordnerberechtigungen im Quellsystem
  • Stelle sicher, dass der Ordner mindestens ein unterstütztes Dateiformat enthält
Mögliche Ursachen:
  • Ordner überschreitet das 200-Dateien-Limit
  • Dateien haben nicht unterstützte Formate
  • Synchronisation läuft noch
Lösungen:
  • Überprüfe Ordnerinhalte und entferne unnötige Dateien
  • Warte, bis die erste Synchronisation abgeschlossen ist (bis zu einer Stunde)
Mögliche Ursachen:
  • Quellordner-Berechtigungen wurden geändert
  • Verbindungsprobleme mit der Integration
  • Workspace-Sync-Einstellungen wurden geändert
Lösungen:
  • Überprüfe den fortlaufenden Zugriff auf den Quellordner
  • Prüfe den Integrationsstatus in den Workspace-Einstellungen
  • Kontaktiere den Admin, um die Sync-Konfiguration zu überprüfen
Ursache: Der Nutzer, der ursprünglich den Ordner mit dem Agenten verbunden hat, wurde aus dem Langdock-Workspace entfernt. Wenn ein Nutzer gelöscht wird, wird auch seine OAuth-Verbindung gelöscht, was die Synchronisation unterbricht.Lösungen:
  • Entferne den Ordner aus dem Wissensbereich des Agenten
  • Lass einen anderen Nutzer mit Zugriff auf den Quellordner den Ordner erneut hinzufügen
  • Die Verbindung des neuen Nutzers wird für zukünftige Synchronisationen verwendet
Siehe Verbindungseigentum und Nutzerentfernung für weitere Details.
Beginne mit deinen am häufigsten verwendeten und gut organisierten Ordnern, um die beste erste Erfahrung mit Folder Sync zu erhalten.

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FAQ

Folder Sync verbindet einen Quellordner mit Langdock, damit die Dateien verarbeitet und als Wissen verfügbar gemacht werden können. Sobald die Dateien zugänglich und verarbeitet sind, nutzt Langdock die synchronisierten Inhalte für die Suche.
Neue oder geänderte Dateien brauchen etwas Zeit für Synchronisation und Verarbeitung, bevor sie durchsuchbar sind. Die genaue Dauer hängt von der Größe der Quelle, der Dateianzahl, der Verfügbarkeit des Anbieters, den Berechtigungen und dem Verarbeitungsstatus ab.
Direkte Uploads werden meist für einen bestimmten Chat oder eine bestimmte Aufgabe verwendet. Synchronisierte Ordner sind wiederverwendbare Wissensquellen und werden in der Regel nach relevanten Abschnitten durchsucht. Synchronisierte Inhalte eignen sich daher besser für die laufende Suche. Direkte Uploads sind besser, wenn der aktuelle Chat eine bestimmte Datei braucht.
Das verbundene Konto muss auf den Quellordner und die Dateien zugreifen können. Wenn Dateien fehlen, prüfe die Kontoberechtigungen im Quellsystem, den ausgewählten Ordner, eine gegebenenfalls erforderliche Admin-Freigabe und ob die Integrationsverbindung noch gültig ist.
Prüfe, ob der Ordner verbunden ist, ob die Dateien unterstützt werden, ob die Verarbeitung abgeschlossen ist, ob das verbundene Konto auf die Dateien zugreifen kann und ob die Dateien kürzlich verschoben, umbenannt oder gelöscht wurden.