Rollen und Extra-Berechtigungen

Setze Zugriff aus einer Systemrolle, optionalen benutzerdefinierten Rollen und optionalen Extra-Berechtigungen zusammen. Wer die aktuelle Rolle behält, merkt nichts. Admin hat immer alle Berechtigungen.

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Systemrollen

Member, Editor und Admin gehören zum Workspace und können nicht gelöscht werden.

• Member: Standardzugriff für die tägliche Arbeit
• Editor: die meisten Produkte erstellen und teilen, ohne Workspace-Einstellungen
• Admin: alle Berechtigungen, inklusive Workspace-Einstellungen und Nutzerverwaltung

In den Workspace-Einstellungen unter Nutzerverwaltung öffne Rollen. Öffne eine Rolle, um die Berechtigungen nach Bereich zu sehen, und aktiviere nur, was diese Rolle enthalten soll. Wenn du eine Rolle änderst, gilt das für alle, die sie haben. Admin hat immer alle Berechtigungen und lässt sich nicht einschränken. Der Katalog steht unter Berechtigungsempfehlungen.

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Benutzerdefinierte Rollen erstellen

Du kannst auch benutzerdefinierte Rollen einrichten, wenn mehrere Personen denselben Extra-Zugriff brauchen. Du kannst bis zu 5 erstellen. Nutze sie, wenn ein paar Leute Agenten erstellen und Vorlagen teilen sollen, ohne Admin zu werden. Nenne die Rolle zum Beispiel „Champion“ und weise sie unter Mitglieder zu. Wird die Nutzung zu hoch, schaltest du die Berechtigung auf der Rolle aus. Alle mit dieser Rolle verlieren sie sofort.

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Gruppenberechtigungen

Du kannst Extra-Berechtigungen auch auf Gruppenebene setzen, damit Leute in einer Gruppe zum Beispiel Produktzugriff bekommen, ohne Workspace-Admin werden zu müssen. Gruppen haben außerdem eigene Rollen, die sich von den Systemrollen deines Workspaces unterscheiden. Um Gruppenberechtigungen in deinem Workspace zu setzen, öffne Gruppen in den Workspace-Einstellungen.

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Gruppenrollen

Eine Gruppenrolle gilt nur in dieser Gruppe. Sie ändert nicht die Workspace-Rolle der Person.

• Gruppen-Member können Ressourcen nutzen, die mit der Gruppe geteilt sind
• Gruppen-Editors können Ressourcen mit der Gruppe teilen
• Gruppen-Admins können das, und sie können Leute hinzufügen und Gruppenrollen auf Member oder Editor setzen

Ein Gruppen-Admin ist kein Workspace-Admin.

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Gruppen-Admin

Ein Gruppen-Admin verwaltet die Gruppe. Sie ist kein Workspace-Admin. Sie kann Workspace-Systemrollen nicht ändern, keine benutzerdefinierten Rollen erstellen und Produkte nicht für den Workspace ein- oder ausschalten. Nur ein Workspace-Admin kann die Gruppen-Admin-Rolle zuweisen. Von Anfang an kann ein Gruppen-Admin:

• Ressourcen mit der Gruppe teilen
• Leute hinzufügen und entfernen
• Gruppenrollen auf Member oder Editor setzen
• Name und Beschreibung der Gruppe ändern
• Die Gruppe löschen

Mit Extra-Berechtigungen an Gruppenmitglieder vergeben kann sie außerdem:

• Extra-Berechtigungen an Leute in der Gruppe vergeben, etwa Agenten erstellen oder Vorlagen teilen
• Nur an Personen in der Gruppe vergeben. Danach kann der Nutzer den Zugriff im ganzen Workspace nutzen

Steht eine Zeile schon über die Workspace-Rolle des Nutzers, zeigt sie Schon über die Workspace-Rolle. Wenn mehrere Leute dieselben Extra-Berechtigungen brauchen, nimm eine benutzerdefinierte Rolle. Ein Workspace-Admin kann für einen Gruppen-Admin auch Governance ansehen aktivieren. Dieser Nutzer kann dann Governance öffnen, aber nur für Arbeit, die Personen in der Gruppe gehört, etwa deren Agenten. Leute in die Gruppe aufzunehmen oder die Gruppe mit ihnen zu teilen gibt kein Governance.

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Rollen und Extra-Berechtigungen zuweisen

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Einem Nutzer eine Rolle oder Extra-Berechtigungen zuweisen

Klicke unter Mitglieder auf die Rolle des Nutzers. Der Drawer Zugriff bearbeiten öffnet sich. Behalte eine von Member, Editor oder Admin. Du kannst außerdem die benutzerdefinierten Rollen zuweisen, die im Workspace existieren. Der Workspace kann bis zu 5 benutzerdefinierte Rollen haben. Extra-Berechtigungen geben diesem Nutzer zusätzlichen Zugriff zu seinen Rollen. Wenn du ihn zum Admin machst, entfallen benutzerdefinierte Rollen und Extra-Berechtigungen. Admin enthält bereits alle Berechtigungen. Klicke auf Speichern, wenn du fertig bist.

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Einen Nutzer zum Gruppen-Admin machen

Öffne unter Gruppen die Gruppe. Setze den Nutzer in der Gruppe auf Admin. Im Workspace kann der Nutzer Member oder Editor bleiben. Nur ein Workspace-Admin kann die Gruppen-Admin-Rolle zuweisen.

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Extra-Berechtigungen für Gruppen-Admins aktivieren

Öffne unter Gruppen diesen Gruppen-Admin. Aktiviere Extra-Berechtigungen an Gruppenmitglieder vergeben. Der Nutzer wird dadurch kein Workspace-Admin.

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Extra-Berechtigungen in einer Gruppe vergeben

Wenn unter Gruppen Extra-Berechtigungen an Gruppenmitglieder vergeben an ist, öffne einen Nutzer in der Gruppe. Unter Extra-Berechtigungen schalte ein, was der Nutzer haben soll. Den Zugriff kann der Nutzer im ganzen Workspace nutzen.