Workspace Skills ermöglichen es Admins, Skills für alle Nutzer im Workspace freizugeben oder verbindlich zu aktivieren. Anstatt jede Person zu bitten, die richtigen Skills selbst zu finden und zu installieren, richtest du sie einmal ein und sie sind automatisch für alle verfügbar.
Bevor du einen Skill bereitstellst, erstelle ihn zuerst. Siehe Skills erstellen für alle drei Erstellungsmethoden.
Zwei Arten der Workspace-Bereitstellung
Beide Optionen werden über den Teilen-Dialog des Skills konfiguriert. Öffne einen Skill, klick auf Teilen, und du siehst einen Bereich Allgemeiner Zugriff (nur für Admins sichtbar).
Im Workspace freigegebene Skills
Setze Allgemeiner Zugriff im Teilen-Dialog auf Alle im Workspace. Der Skill wird für alle Workspace-Mitglieder sichtbar. Nutzer können ihn auf der Skills-Seite entdecken und selbst installieren. Die Freigabe allein aktiviert den Skill nicht. Nutzer entscheiden selbst, ob sie ihn nutzen.
Für alle aktivierte Skills
Setze im Teilen-Dialog Allgemeiner Zugriff auf Alle im Workspace, dann aktiviere Für alle Mitglieder anwenden. Damit wird der Skill automatisch für alle Nutzer aktiv. Nutzer können ihn nicht deaktivieren. Ein Lock-Icon zeigt an, dass der Skill verbindlich ist.
Die Checkbox Für alle Mitglieder anwenden ist nur für Admins sichtbar.
Verbindlich aktivierte Skills können von einzelnen Nutzern nicht deaktiviert werden. Sie sind immer für alle aktiv. Nutze das für Leitplanken und Standards, die konsistent eingehalten werden müssen, wie Compliance-Sprache oder Marken-Tonalität.
Wenn Nutzer für etwas, das einfach immer funktionieren sollte, bewusst irgendwo hinnavigieren müssen, gehört dieses Verhalten in einen verbindlich aktivierten Skill.
Berechtigungen
| Berechtigung | Member | Editor | Admin |
|---|
| Skills erstellen | Ja | Ja | Ja |
| Skills mit einzelnen Nutzern und Gruppen teilen | Ja | Ja | Ja |
| Skills mit dem gesamten Workspace teilen | Nein | Nein | Ja |
Was in Workspace Skills gehört
Skills funktionieren am besten, wenn die Anweisungen etwas festhalten, das dein Team regelmäßig und konsistent tun muss. Ein paar Beispiele:
- Tonalität. Deine Markenrichtlinien, auf jeden Output für jeden Nutzer angewendet, ohne dass jemand darüber nachdenken muss.
- Output-Formate. Statusupdates, Meeting-Zusammenfassungen und Projektbriefings, die alle der gleichen Struktur im Team folgen.
- Compliance-Sprache. Rechtliche oder regulatorische Anforderungen, die automatisch in relevante Outputs eingefügt werden, damit sie nie vergessen werden.
- Kundenseitige Standards. Support-Antworten und Angebote, die konsistent deinem Styleguide entsprechen.
- Integration-Workflows. Ein “Client Email” Skill mit deiner CRM-Integration, damit Nutzer diese Funktion erhalten, ohne sie selbst einzurichten. Siehe Skills und Integrations.
Für weitere Beispiele mit vollständigen Anweisungen, die du kopieren oder anpassen kannst, siehe den Skills Guide.
Was passiert, wenn du einen Skill verbindlich aktivierst
Wenn ein Skill verbindlich aktiviert wird:
- Wird er sofort für alle Workspace-Mitglieder aktiv.
- Können Nutzer ihn nicht deaktivieren.
- Erscheint er mit einem Lock-Icon in der Skills-Liste.
- Zählt er zu den aktiven Skills des Nutzers (Limit: 20 pro Nutzer).
- Schlägt die Aktion fehl, wenn der Workspace bereits 8 verbindliche Skills hat. Entferne zuerst einen.
Freigeben vs. Für alle aktivieren
| Im Workspace freigegeben | Für alle aktiviert |
|---|
| Für alle Mitglieder sichtbar | Ja | Ja |
| Nutzer müssen ihn installieren | Ja | Nein, automatisch aktiv |
| Nutzer können ihn deaktivieren | Ja | Nein |
| Lock-Icon angezeigt | Nein | Ja |
| Zählt zum 8-Skill-Limit | Nein | Ja |
