Folder Sync erfordert, dass die SharePoint- oder Google Drive-Integrationen in deinem Workspace aktiviert sind. Kontaktiere deinen Admin, falls diese Integrationen nicht verfügbar sind.
Wie Folder Sync funktioniert
Im Gegensatz zu direkten Dateianhängen, die ganze Dokumente an das KI-Modell senden, verwendet Folder Sync eine semantische Suche, um relevante Abschnitte aus deinen synchronisierten Ordnern zu identifizieren. Dieser Ansatz ermöglicht die Arbeit mit größeren Dokumentensammlungen und bleibt dabei innerhalb der Kontextgrenzen des KI-Modells.- Folder Sync
- Direkte Anhänge
- Verarbeitungsmethode: Semantische Suche identifiziert relevante Abschnitte
- Dateilimit: Bis zu 200 Dateien pro Ordner
- Am besten für: Große Dokumentensammlungen, FAQ-Assistenten, Abteilungswissensbasen
- Updates: Tägliche automatische Synchronisation
- Kontext: Nur relevante Abschnitte werden an das Modell gesendet
Folder Sync einrichten
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Navigiere zu deinem Assistenten
Öffne den Assistenten, an den du einen synchronisierten Ordner anhängen möchtest, und gehe zum Wissensbereich.
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Starte den Anhangprozess
Klicke auf den Anhängen-Button in deinem Wissensbereich und suche nach deinem Ordner anhand des Namens.
Verwende spezifische Ordnernamen, um die benötigten Inhalte schnell zu finden. Die Suchfunktion durchsucht alle zugänglichen Ordner in deinen verbundenen Integrationen.
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Überprüfe Sync-Einschränkungen
Vor dem Anhängen siehst du einen Dialog mit den Sync-Parametern für deinen ausgewählten Ordner:
- Tägliche Synchronisation: Dateien werden einmal täglich synchronisiert, um aktuelle Inhalte zu gewährleisten
- 200-Dateien-Maximum: Nur die ersten 200 Dateien werden verarbeitet
- Dateitypbeschränkungen: Tabellen und Bilder werden ausgeschlossen
- Erste Sync-Dauer: Die erste Synchronisation kann bis zu einer Stunde dauern
Nutzer mit Zugriff auf deinen Assistenten können mit allen Dateien im angehängten Ordner interagieren, auch wenn sie keinen direkten Zugriff auf den Ordner selbst haben. Teile deinen Assistenten sorgfältig.
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Bestätige und hänge an
Überprüfe die Ordnerinhalte und klicke auf Ordner anhängen, um die erste Synchronisation zu starten.
Dein Ordner wird im Wissensbereich des Assistenten angezeigt, sobald die erste Synchronisation abgeschlossen ist.
Folder Sync Einschränkungen
Das Verständnis dieser technischen Einschränkungen hilft dir, deine Ordnerstruktur und Content-Strategie zu optimieren:Datei- und Ordnerlimits
Limit pro Assistent
Maximal 5 synchronisierte Ordner pro Assistent, um optimale Performance und Antwortqualität zu gewährleisten.
Limit pro Ordner
Bis zu 200 Dateien pro Ordner werden verarbeitet. Dateien über dieses Limit hinaus werden automatisch ausgeschlossen.
Dateitypbeschränkungen
Unterstützte Formate: Textdokumente (PDF, DOC, DOCX, TXT, MD), Präsentationen (PPT, PPTX) und andere textbasierte Dateien.Ausgeschlossene Formate: Tabellen (XLS, XLSX, CSV), Bilder (PNG, JPG, GIF) und tabellarische Datendateien.
Unterordner-Handhabung
Unterordner zählen zum 200-Dateien-Limit, aber das direkte Anhängen von Unterordnern als separate synchronisierte Ordner liefert oft bessere Ergebnisse:- Reduziertes Überspringen von Dateien: Direktes Anhängen von Unterordnern verringert die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Dateien ausgeschlossen werden
- Bessere Organisation: Separate synchronisierte Ordner für verschiedene Themen oder Abteilungen verbessern die Inhaltsrelevanz
- Klarerer Kontext: Ein fokussierter Ordnerumfang hilft der semantischen Suche, relevantere Inhaltsabschnitte zu identifizieren
Sync-Verhalten und Zeitplanung
Automatische Updates
Deine synchronisierten Ordner werden einmal täglich aktualisiert, um sicherzustellen, dass Assistenten Zugriff auf die neuesten Dokumentversionen haben. Dieser automatische Prozess:- Erkennt neue Dateien, die dem Ordner hinzugefügt wurden
- Aktualisiert vorhandene Dateien, die geändert wurden
- Entfernt Dateien, die aus dem Quellordner gelöscht wurden
- Hält das 200-Dateien-Limit ein, indem Dateien in der Reihenfolge verarbeitet werden, in der sie im Quellsystem erscheinen
Erste Sync-Dauer
Die erste Synchronisation kann bis zu einer Stunde dauern, abhängig von Ordnergröße und Dateikomplexität. Nachfolgende tägliche Updates sind in der Regel viel schneller.
- Lädt das System jede Datei herunter und verarbeitet sie für die semantische Suche
- Erstellt durchsuchbare Indizes für die Inhaltssuche
- Validiert Dateiformate und wendet Beschränkungen an
- Richtet den Synchronisationsplan ein
Zugriffskontrolle und Berechtigungen
Workspace-Konfiguration
Admins steuern die Verfügbarkeit von Folder Sync über die Workspace-Einstellungen:- Navigiere zu Einstellungen > Rollen in deinem Workspace
- Konfiguriere, welche Nutzerrollen synchronisierte Ordner anhängen können
- Aktiviere oder deaktiviere die Funktion für bestimmte Teams oder Abteilungen
Überlegungen zum Teilen von Assistenten
Wenn du einen Assistenten mit synchronisierten Ordnern teilst, erhalten alle Nutzer Zugriff auf die Ordnerinhalte über den Assistenten, unabhängig von ihren direkten Ordnerberechtigungen in SharePoint oder Google Drive.
- Überprüfe Ordnerinhalte vor dem Anhängen an Assistenten
- Verwende dedizierte Ordner für Assistentenwissen statt persönlicher oder sensibler Verzeichnisse
- Erwäge die Erstellung assistentenspezifischer Ordner mit kuratierten Inhalten
- Führe regelmäßig Audits durch, welche Assistenten Zugriff auf synchronisierte Ordner haben
Folder Sync Performance optimieren
Empfehlungen zur Ordnerstruktur
Für beste Ergebnisse mit dem 200-Dateien-Limit:- Nach Thema organisieren: Erstelle fokussierte Ordner für spezifische Themen oder Projekte
- Beschreibende Dateinamen verwenden: Klare Namen helfen der semantischen Suche, relevante Inhalte zu identifizieren
- Regelmäßige Aufräumarbeiten: Entferne veraltete oder irrelevante Dateien, um den Wert deiner 200-Dateien-Zuteilung zu maximieren
- Unterordner-Strategie bedenken: Hänge wichtige Unterordner separat an, anstatt dich auf den übergeordneten Ordner zu verlassen
Tipps zur Inhaltsqualität
- Konsistente Formatierung: Gut strukturierte Dokumente verbessern die Suchgenauigkeit
- Klare Überschriften: Eine ordnungsgemäße Dokumentstruktur hilft, relevante Abschnitte zu identifizieren
- Duplikate vermeiden: Mehrere Versionen desselben Inhalts können die semantische Suche verwirren
- Update-Häufigkeit: Häufiger aktualisierte Ordner profitieren am meisten von der täglichen Synchronisation
Behebung häufiger Probleme
Ordner erscheint nicht in der Suche
Ordner erscheint nicht in der Suche
Mögliche Ursachen:
- Integration ist im Workspace nicht aktiviert
- Unzureichende Berechtigungen für den Zugriff auf den Ordner
- Ordner enthält keine unterstützten Dateitypen
- Überprüfe, ob die SharePoint- oder Google Drive-Integration aktiv ist
- Prüfe die Ordnerberechtigungen im Quellsystem
- Stelle sicher, dass der Ordner mindestens ein unterstütztes Dateiformat enthält
Dateien fehlen im synchronisierten Ordner
Dateien fehlen im synchronisierten Ordner
Mögliche Ursachen:
- Ordner überschreitet das 200-Dateien-Limit
- Dateien haben nicht unterstützte Formate
- Synchronisation läuft noch
- Überprüfe Ordnerinhalte und entferne unnötige Dateien
- Konvertiere Tabellen in PDF-Format zur Aufnahme
- Warte, bis die erste Synchronisation abgeschlossen ist (bis zu einer Stunde)
Synchronisation aktualisiert nicht täglich
Synchronisation aktualisiert nicht täglich
Mögliche Ursachen:
- Quellordner-Berechtigungen wurden geändert
- Verbindungsprobleme mit der Integration
- Workspace-Sync-Einstellungen wurden geändert
- Überprüfe den fortlaufenden Zugriff auf den Quellordner
- Prüfe den Integrationsstatus in den Workspace-Einstellungen
- Kontaktiere den Admin, um die Sync-Konfiguration zu überprüfen
Beginne mit deinen am häufigsten verwendeten und gut organisierten Ordnern, um die beste erste Erfahrung mit Folder Sync zu erhalten.